A Folklórdokumentációs Archívumba bekerült audio, vizuális és audiovizuális folklórgyűjtéseket az Archiválási Osztály a legkorszerűbb technikai eszközökkel digitalizálja és archiválja.
Az intézmény alapítása óta eltelt évek alatt sikerült egy olyan, közel 100 technikai eszközből álló gépparkot összegyűjtenünk, amely szinte bármilyen ismert hordozótípus (magnókazetta, magnószalag, DAT, VHS, Betacam, Hi8, miniDV, pozitív és negatív képek, diák, iratok stb.) és bármilyen rendszerű felvétel lejátszására alkalmas. Archív gyűjteményünk a magángyűjtőktől és társintézményektől, valamint hagyaték formájában hozzánk kerülő gyűjteményeknek köszönhetően évente több száz hordozóval (magnó- és videokazetták, lemezek, fényképalbumok, archív kották, kéziratok stb.) gyarapszik, ez digitalizálást követően több száz GB-nyi folklóranyagot jelent évente.
A gyűjteményekről minden esetben felhasználási szerződést kötünk a gyűjteménytulajdonossal. A bekerült gyűjtemények eredeti példányait egy megfelelő hőmérsékletű és páratartalmú klimatizált raktárban őrizzük, speciális tárolóeszközökben (pl. savmentes dobozok). A gyűjtemények szakszerű tárolása és elrendezése a gyűjteménykezelőnk feladata. A kazetták, fényképek, kéziratok digitalizálása nagy felbontásban, a lehető legjobb minőségben, a múzeumi archiválásban is elfogadott paraméterekkel történik, azokon alapból nem végzünk restaurálást, csak egyéb felhasználás – pl. kiadványban történő megjelenés – esetén. Emellett a hordozókon és a tartódobozokon lévő feliratokat is szkenneljük, az ott olvasható adatok majd a gyűjtés beazonosításánál nyújtanak segítséget. Ezeket nevezzük segédmédiáknak.
Ilyen hatalmas mennyiségű anyagban történő eligazodáshoz elengedhetetlen a megfelelő jelzetelés, ami egyfelől biztosítja a tartalmilag összefüggő anyagrészek egyben maradását, másfelől könnyen kereshetővé tesz bármilyen felvételt az archiválói rendszerben. A munka hatékonysága érdekében a digitalizálók párhuzamosan több munkafolyamatot végeznek: míg az egyik gépen pl. egy audio- vagy videokazetta digitalizálása zajlik, addig a másik gépen a kéziratokat, a képeket, vagy a segédmédiákat szkennelik.
A digitalizálást leghatékonyabban úgy tudjuk végezni, hogy a hordozókat teljes hosszában bemásoljuk, és az azokon esetleg előforduló egyéb, nem folklór tárgyú felvételeket utána kivágjuk. Mivel sokszor régi, elhasznált szalagokat kell digitalizálnunk, gyakran hibás az első digitális felvétel, ezért akár háromszor-négyszer is be kell másolnunk egy-egy felvételt. Magnószalagoknál ügyelni kell a különböző sebességgel készült felvételek megfelelő beállítására, videofelvételeknél az egymástól eltérő rendszerek (PAL, SECAM, NTSC) megfelelő kiválasztására. Gyakran egyazon szalagon is található különböző sebességű, vagy eltérő rendszerű felvétel.
A gyűjtéseket a Folklórarchiváló Rendszerben rögzítjük, és a tartalmi feldolgozásához, adatolásához már nem a nagy felbontású fájlokat, hanem azok kis felbontású másolatait használjuk.
